Une société de négoce de matériaux basée à Wasquehal est passée de trente-huit à cinquante-six salariés en dix-huit mois, à la faveur de deux ouvertures d'agences. Le CSE vient d'être élu, la croissance se poursuit, mais aucun règlement intérieur n'a été rédigé : les règles de sécurité tiennent dans une note affichée à l'entrepôt et les consignes sur l'usage des véhicules circulent par courriel. Le jour où un cariste est surpris à conduire un chariot sans casque après deux rappels, la direction envisage une mise à pied de trois jours. Son conseil l'arrête : sans règlement intérieur régulier, cette sanction serait annulée. Cet article explique quand le règlement intérieur d'entreprise devient obligatoire, ce qu'il doit et ne peut pas contenir, et la procédure à suivre pour qu'il produise ses effets.

Le règlement intérieur est-il obligatoire ?

Dès 50 salariés, après douze mois consécutifs

L'établissement d'un règlement intérieur est obligatoire dans les entreprises ou établissements employant au moins cinquante salariés (article L.1311-2 du Code du travail). Depuis la loi PACTE du 22 mai 2019, qui a relevé ce seuil de vingt à cinquante salariés, l'obligation ne s'applique qu'au terme d'un délai de douze mois consécutifs à compter de la date à laquelle le seuil a été atteint, par renvoi aux règles de l'article L.2312-2. Une entreprise qui dépasse ponctuellement cinquante salariés lors d'un pic saisonnier n'est donc pas concernée ; celle qui s'y maintient douze mois l'est.

Le décompte de l'effectif suit les règles du Code du travail : les salariés en CDI à temps plein comptent pour une unité, les salariés à temps partiel au prorata de leur durée de travail, les CDD et intérimaires selon leur temps de présence au cours des douze mois précédents, sauf lorsqu'ils remplacent un salarié absent. Notre calculateur d'effectif et de seuils permet de vérifier où se situe l'entreprise. Le seuil de cinquante salariés emporte d'autres obligations, notamment au titre du comité social et économique, détaillées dans notre article sur le CSE obligatoire et les obligations de l'employeur.

L'obligation s'apprécie au niveau de l'entreprise ou de l'établissement. Une entreprise qui compte plusieurs établissements peut adopter un règlement commun, sous réserve de dispositions particulières propres à un établissement lorsque son activité le justifie.

En dessous de 50 salariés : une faculté utile

Une entreprise de moins de cinquante salariés peut adopter un règlement intérieur. Ce n'est pas une obligation, mais l'intérêt est réel : dès lors qu'un règlement existe, il permet de fixer une échelle des sanctions et d'encadrer clairement les règles de sécurité. Le règlement facultatif est alors soumis aux mêmes règles de contenu et de procédure que le règlement obligatoire.

Le contenu obligatoire du règlement intérieur

Le règlement intérieur est un document écrit par lequel l'employeur fixe exclusivement trois catégories de règles (article L.1321-1 du Code du travail).

Santé et sécurité

Il fixe les mesures d'application de la réglementation en matière de santé et de sécurité dans l'entreprise ou l'établissement, notamment les instructions prévues à l'article L.4122-1, ainsi que les conditions dans lesquelles les salariés peuvent être appelés à participer, à la demande de l'employeur, au rétablissement de conditions de travail protectrices de leur santé et de leur sécurité, dès lors qu'elles apparaissent compromises. Port des équipements de protection, circulation dans les zones dangereuses, consignes d'utilisation des machines, interdiction de fumer et de vapoter dans les locaux, règles relatives à l'alcool : c'est sur ces points que le règlement doit être concret et adapté à l'activité réelle.

Discipline et échelle des sanctions

Il fixe les règles générales et permanentes relatives à la discipline, notamment la nature et l'échelle des sanctions que peut prendre l'employeur. Avertissement, blâme, mise à pied disciplinaire, mutation, rétrogradation, licenciement : chaque sanction que l'employeur entend pouvoir prononcer doit y figurer. La mise à pied disciplinaire n'est licite que si le règlement en précise la durée maximale (Cass. soc., 26 octobre 2010, n° 09-42.740).

Les rappels obligatoires

Le règlement intérieur doit en outre rappeler les dispositions relatives aux droits de la défense des salariés, telles qu'elles résultent des articles L.1332-1 à L.1332-3 du Code du travail ou de la convention collective applicable, les dispositions relatives aux harcèlements moral et sexuel et aux agissements sexistes, ainsi que l'existence du dispositif de protection des lanceurs d'alerte prévu par la loi du 9 décembre 2016, dite Sapin II (article L.1321-2). Ce dernier rappel a été ajouté par la loi du 21 mars 2022 : de nombreux règlements anciens ne le comportent pas et doivent être mis à jour.

La clause de neutralité

Le règlement peut contenir des dispositions inscrivant le principe de neutralité et restreignant la manifestation des convictions des salariés, si ces restrictions sont justifiées par l'exercice d'autres libertés et droits fondamentaux ou par les nécessités du bon fonctionnement de l'entreprise, et si elles sont proportionnées au but recherché (article L.1321-2-1 du Code du travail). Une clause de neutralité générale et indifférenciée, applicable à tous les postes, est exposée à la censure : elle doit viser les salariés concernés, en pratique ceux en contact avec la clientèle.

Ce que le règlement intérieur ne peut pas contenir

L'article L.1321-3 du Code du travail interdit trois catégories de clauses : les dispositions contraires aux lois et règlements ainsi qu'aux stipulations des conventions et accords collectifs applicables ; les dispositions apportant aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives des restrictions qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnées au but recherché ; les dispositions discriminatoires.

Le principe de proportionnalité est le plus souvent en cause. Une interdiction totale d'alcool sur le lieu de travail n'est admise que si elle est justifiée par la nature des tâches et proportionnée, par exemple pour les postes de sécurité ; il en va de même des contrôles d'alcoolémie ou des tests salivaires de dépistage de stupéfiants, qui doivent être réservés aux postes pour lesquels un état d'ébriété ou l'emprise de stupéfiants expose à un danger, et encadrés par le règlement. La fouille des vestiaires ou des sacs, l'usage des outils informatiques ou la vidéosurveillance obéissent à la même logique : le règlement peut les organiser, mais pas au-delà de ce que justifie l'objectif poursuivi.

Le règlement intérieur est rédigé en français ; il peut être accompagné de traductions en une ou plusieurs langues étrangères (article L.1321-6 du Code du travail). Il ne doit pas non plus traiter de sujets qui relèvent d'autres sources : rémunération, durée du travail ou congés n'ont pas leur place dans le règlement intérieur, qui n'est pas un recueil de toutes les règles de l'entreprise.

La procédure d'adoption étape par étape

1. Rédiger le projet

Il n'existe pas de modèle de règlement intérieur imposé par la loi. Les modèles disponibles en ligne fournissent une trame, mais un règlement efficace doit être adapté à l'activité, aux risques propres à chaque site et à la convention collective. Un règlement recopié d'une autre entreprise, avec des consignes de sécurité qui ne correspondent pas aux postes réels ou une échelle de sanctions incomplète, protège peu.

2. Consulter le CSE

Le règlement intérieur ne peut être introduit qu'après avoir été soumis à l'avis du comité social et économique (article L.1321-4 du Code du travail). L'avis n'est pas conforme : l'employeur n'est pas lié par un avis défavorable. Mais l'absence de consultation prive le règlement de ses effets. Dans une entreprise qui franchit le seuil de cinquante salariés, il faut donc articuler la mise en place du CSE et l'adoption du règlement.

3. Accomplir les formalités de publicité et de dépôt

Le règlement est porté, par tout moyen, à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail ou aux locaux où se fait l'embauche (article R.1321-1 du Code du travail). Il est déposé au greffe du conseil de prud'hommes du ressort de l'entreprise ou de l'établissement (article R.1321-2), soit, pour une entreprise de la métropole, le plus souvent celui de Lille, Roubaix ou Tourcoing selon le lieu d'implantation. En même temps qu'il accomplit ces formalités, l'employeur communique le règlement, accompagné de l'avis du CSE, à l'inspecteur du travail (article L.1321-4), en deux exemplaires (article R.1321-4).

4. Fixer la date d'entrée en vigueur

Le règlement indique la date de son entrée en vigueur, qui doit être postérieure d'un mois au moins à l'accomplissement des formalités de dépôt et de publicité (article L.1321-4 du Code du travail). Toute modification ou tout retrait de clause suit la même procédure : consultation du CSE, publicité, dépôt, communication à l'inspection et délai d'un mois.

Le cas des notes de service

Les notes de service et autres documents qui portent prescriptions générales et permanentes dans les matières relevant du règlement intérieur sont considérés comme des adjonctions à celui-ci et soumis à la même procédure (article L.1321-5 du Code du travail). Seules les prescriptions de santé et de sécurité peuvent, en cas d'urgence, recevoir application immédiate, à condition d'être communiquées simultanément au secrétaire du CSE et à l'inspection du travail. Une note affichée à l'entrepôt sans ces formalités n'a pas valeur de règlement intérieur.

Les conséquences d'un règlement absent ou irrégulier

Des sanctions disciplinaires fragilisées

C'est l'enjeu pratique majeur. Dans une entreprise où le règlement intérieur est obligatoire, une sanction disciplinaire autre que le licenciement ne peut être prononcée que si elle est prévue par ce règlement. Une mise à pied, un blâme ou une rétrogradation notifiés alors que le règlement n'existe pas, ne prévoit pas la sanction ou n'a pas été régulièrement adopté sont exposés à l'annulation par le conseil de prud'hommes. L'employeur qui ne justifie pas avoir consulté les représentants du personnel et communiqué le règlement à l'inspection du travail ne peut, de même, reprocher à un salarié la violation de ses dispositions (Cass. soc., 9 mai 2012, n° 11-13.687).

Le licenciement disciplinaire, qui obéit aux règles légales, reste en revanche possible même en l'absence de règlement intérieur, sous réserve que la faute soit établie et la procédure respectée. Les règles de l'avertissement et de sa contestation sont détaillées dans notre article sur l'avertissement au travail, et la qualification des fautes les plus graves dans notre article sur la faute lourde et la faute grave. La mise à pied conservatoire, qui n'est pas une sanction mais une mesure d'attente, relève d'un régime distinct présenté dans notre article sur la mise à pied conservatoire.

Le contrôle de l'inspection du travail et du juge

L'inspecteur du travail peut à tout moment exiger le retrait ou la modification des dispositions contraires aux articles L.1321-1 à L.1321-3 et L.1321-6 du Code du travail (article L.1322-1). Sa décision peut faire l'objet d'un recours hiérarchique (article L.1322-3). Le conseil de prud'hommes peut lui aussi, à l'occasion d'un litige individuel, écarter l'application d'une clause illicite ; une copie du jugement est alors adressée à l'inspecteur du travail et aux membres du CSE (article L.1322-4).

Une sanction pénale

La méconnaissance des règles relatives au règlement intérieur est punie de l'amende prévue pour les contraventions de la quatrième classe (article R.1323-1 du Code du travail), soit 750 euros au plus pour une personne physique. Le risque pénal reste secondaire par rapport au risque prud'homal, mais il existe.

Mettre à jour son règlement intérieur

Un règlement intérieur se révise. Les évolutions législatives imposent régulièrement de nouveaux rappels, comme celui relatif aux lanceurs d'alerte en 2022. Les changements d'activité, l'ouverture d'un nouveau site, l'introduction d'outils numériques ou de dispositifs de contrôle, le développement du télétravail sont autant d'occasions de relire le texte. Une révision annuelle, au moins sommaire, permet d'éviter qu'un règlement devenu obsolète ne soit opposé à l'entreprise au moment où elle en a besoin.

Lors de chaque révision, la procédure complète doit être reprise pour les clauses modifiées. Il est utile de conserver un dossier de preuve : procès-verbal de consultation du CSE, accusé de réception de l'inspection du travail, récépissé de dépôt au greffe, justificatif d'affichage ou de diffusion sur l'intranet. C'est ce dossier que l'employeur produira si une sanction est contestée.

Questions fréquentes sur le règlement intérieur d'entreprise

Le règlement intérieur est-il obligatoire dans une entreprise de moins de 50 salariés ?

Non. Depuis la loi PACTE de 2019, il n'est obligatoire qu'à partir de cinquante salariés, au terme de douze mois consécutifs au-dessus de ce seuil. Une entreprise plus petite peut en adopter un, qui obéit alors aux mêmes règles de contenu et de procédure, et lui permet de sécuriser son échelle des sanctions.

Existe-t-il un modèle de règlement intérieur ?

La loi n'impose aucun modèle. Les trames disponibles peuvent servir de point de départ, mais le règlement doit être adapté aux risques réels de l'entreprise, à la convention collective et aux sanctions que l'employeur entend pouvoir prononcer, notamment la durée maximale de la mise à pied. Un modèle non adapté laisse souvent des lacunes qui se révèlent au moment d'un contentieux.

Quelles sont les mentions obligatoires du règlement intérieur ?

Il doit fixer les mesures de santé et de sécurité, les règles générales de discipline et l'échelle des sanctions (article L.1321-1 du Code du travail). Il doit aussi rappeler les droits de la défense des salariés, les dispositions sur le harcèlement moral, le harcèlement sexuel et les agissements sexistes, et l'existence du dispositif de protection des lanceurs d'alerte (article L.1321-2).

Quand le règlement intérieur entre-t-il en vigueur ?

À la date qu'il indique, qui doit être postérieure d'au moins un mois à l'accomplissement des formalités de dépôt au greffe du conseil de prud'hommes et de publicité. Il doit au préalable avoir été soumis à l'avis du CSE et être communiqué à l'inspecteur du travail avec cet avis.

Peut-on sanctionner un salarié sans règlement intérieur ?

Dans une entreprise où il est obligatoire, une sanction autre que le licenciement ne peut être prononcée que si elle est prévue par un règlement intérieur régulièrement adopté. Le licenciement disciplinaire reste possible sans règlement, à condition que la faute soit établie et la procédure respectée.

Le cabinet Essentiel A accompagne les entreprises de la métropole lilloise dans la rédaction et la mise à jour de leur règlement intérieur : diagnostic de l'obligation au regard de l'effectif, rédaction adaptée aux risques de chaque site, échelle des sanctions, clauses de sécurité et de contrôle proportionnées, consultation du CSE et formalités de dépôt. Sur ce terrain, un règlement bien construit en amont évite bien des annulations de sanctions. Nos avocats en droit du travail vous reçoivent à Lille, La Madeleine et Villeneuve d'Ascq.