Une entreprise de logistique de trente-cinq salariés, implantée près de Lesquin, reçoit un matin un avis du médecin du travail : un préparateur de commandes, absent depuis cinq mois pour une hernie discale, est déclaré inapte à son poste. L'avis précise qu'il pourrait occuper un poste sans port de charges. Le dirigeant ne sait pas par où commencer : faut-il chercher un poste, consulter le CSE, convoquer tout de suite à un entretien, reprendre le paiement du salaire ? Chaque semaine qui passe compte, et une erreur de séquence peut coûter plusieurs mois de salaire en indemnités. Ce guide détaille la procédure pour licenciement inaptitude du point de vue de l'employeur, de l'avis du médecin du travail au calcul des indemnités.

Le point de départ : un avis d'inaptitude régulier

Tout commence par l'avis du médecin du travail, et seulement par lui. Ni l'arrêt maladie, ni une invalidité reconnue par la caisse primaire, ni l'avis du médecin traitant ne permettent de licencier pour inaptitude. L'inaptitude est un constat de médecine du travail, rendu en principe lors de la visite de reprise, qui est obligatoire après un congé de maternité, une absence pour maladie professionnelle, un arrêt d'au moins trente jours pour accident du travail ou un arrêt d'au moins soixante jours pour maladie ou accident non professionnel (article R.4624-31 du Code du travail). Dès qu'il connaît la date de fin de l'arrêt, l'employeur saisit le service de prévention et de santé au travail ; l'examen a lieu le jour de la reprise et au plus tard dans les huit jours.

Les conditions posées au médecin du travail

Le médecin ne peut déclarer un salarié inapte qu'après avoir réalisé au moins un examen médical, fait réaliser une étude du poste et des conditions de travail dans l'établissement, et échangé avec l'employeur (article R.4624-42 du Code du travail). Il doit constater qu'aucune mesure d'aménagement, d'adaptation ou de transformation du poste n'est possible (article L.4624-4). S'il l'estime nécessaire, il procède à un second examen dans un délai de quinze jours au plus après le premier. L'avis est accompagné de conclusions écrites et d'indications sur le reclassement : ce sont ces indications qui guideront toute la suite.

Contester l'avis : quinze jours, devant le conseil de prud'hommes

L'employeur comme le salarié peuvent contester les éléments de nature médicale de l'avis devant le conseil de prud'hommes, selon la procédure accélérée au fond (article L.4624-7). Le délai est de quinze jours à compter de la notification de l'avis (article R.4624-45). Passé ce délai, l'avis s'impose aux parties, même s'il paraît discutable. La décision du conseil se substitue à l'avis contesté. Un employeur qui doute de la cohérence d'un avis, par exemple parce que le salarié exerce manifestement une autre activité, doit donc réagir immédiatement et non au moment de la lettre de licenciement.

Inaptitude d'origine professionnelle ou non : la question à trancher d'abord

Le Code du travail organise deux régimes. Le régime de droit commun (articles L.1226-2 à L.1226-4-3) s'applique à l'inaptitude consécutive à une maladie ou à un accident non professionnel. Le régime protecteur (articles L.1226-10 à L.1226-17) s'applique lorsque l'inaptitude a, au moins partiellement, pour origine un accident du travail ou une maladie professionnelle, et que l'employeur avait connaissance de cette origine au moment du licenciement.

La qualification ne dépend pas seulement de la décision de la caisse primaire : le juge prud'homal apprécie lui-même le lien entre l'inaptitude et l'activité professionnelle. Un salarié dont la déclaration de maladie professionnelle est en cours d'instruction, ou dont l'arrêt a commencé par un accident du travail avant de se prolonger en maladie, peut relever du régime protecteur. Dans le doute, l'employeur a intérêt à appliquer les règles les plus exigeantes en matière de procédure, puis à discuter les indemnités en connaissance de cause.

La recherche de reclassement : le cœur de la procédure

Sauf dispense expresse du médecin du travail, l'employeur doit proposer au salarié inapte un autre emploi approprié à ses capacités (articles L.1226-2 et L.1226-10). C'est sur ce point que se perdent la majorité des contentieux.

Le périmètre de la recherche

La recherche porte sur tous les postes disponibles dans l'entreprise, tous établissements confondus, et, lorsque l'entreprise appartient à un groupe, dans les entreprises du groupe situées en France dont l'organisation, les activités ou le lieu d'exploitation permettent la permutation de tout ou partie du personnel. L'emploi proposé doit être aussi comparable que possible à l'emploi précédent, au besoin par des mutations, des aménagements, des adaptations ou des transformations de postes, ou par un aménagement du temps de travail. L'employeur n'est pas tenu de créer un poste qui n'existe pas, mais il doit examiner sérieusement ce qui peut être adapté.

La consultation du CSE

La proposition de reclassement tient compte de l'avis du comité social et économique, lorsqu'il existe, que l'inaptitude soit d'origine professionnelle ou non. Le CSE est consulté après l'avis d'inaptitude et avant toute proposition de poste ou, à défaut de poste, avant l'engagement de la procédure de licenciement. Il reçoit les informations utiles : conclusions du médecin, postes examinés, raisons pour lesquelles certains ont été écartés. L'absence de consultation, ou une consultation trop tardive, rend le licenciement sans cause réelle et sérieuse. La Cour de cassation a toutefois jugé que lorsque l'avis dispense expressément l'employeur de rechercher un reclassement, il n'a pas à consulter les délégués du personnel, aujourd'hui le CSE, sur un reclassement qu'il n'a pas à effectuer (Cass. soc., 8 juin 2022, n° 20-22.500). Les attributions du comité sont rappelées dans notre article sur le rôle et les missions du CSE.

Une recherche loyale et documentée

Il appartient à l'employeur de démontrer qu'il a cherché. Concrètement, le dossier doit contenir le registre du personnel ou la liste des postes disponibles à la date de l'avis, les échanges avec le médecin du travail sur la compatibilité de certains postes, les demandes adressées aux autres sociétés du groupe et leurs réponses, le procès-verbal de consultation du CSE. Une recherche limitée à un courriel générique envoyé le lendemain de l'avis, ou des réponses négatives obtenues avant même la consultation du CSE, sont régulièrement jugées insuffisantes. Lorsqu'un poste est identifié, il est proposé par écrit, avec sa description, son lieu, ses horaires et sa rémunération, en laissant au salarié un délai raisonnable pour répondre.

Les deux cas de dispense

L'employeur est dispensé de rechercher un reclassement lorsque l'avis du médecin mentionne expressément que tout maintien du salarié dans un emploi serait gravement préjudiciable à sa santé, ou que l'état de santé du salarié fait obstacle à tout reclassement dans un emploi (articles L.1226-2-1 et L.1226-12). Ces mentions doivent figurer dans l'avis lui-même. Une formule plus restrictive, limitée par exemple à un établissement ou à un type de poste, ne vaut pas dispense générale : l'employeur reste tenu de chercher ailleurs.

L'obligation présumée remplie

La loi considère l'obligation de reclassement comme remplie lorsque l'employeur a proposé un emploi conforme, en prenant en compte l'avis et les indications du médecin du travail (articles L.1226-2-1 et L.1226-12). Encore faut-il que le poste respecte réellement les préconisations médicales. Le salarié peut refuser un poste qui modifie son contrat de travail, par exemple en baissant sa rémunération ; ce refus n'est pas fautif, mais il permet à l'employeur de poursuivre la procédure.

Le délai d'un mois et la reprise du salaire

L'article L.1226-4 du Code du travail fixe une échéance que beaucoup d'employeurs découvrent trop tard. Si, à l'issue d'un délai d'un mois à compter de la date de l'examen médical de reprise, le salarié déclaré inapte n'est ni reclassé ni licencié, l'employeur doit lui verser le salaire correspondant à l'emploi qu'il occupait avant la suspension de son contrat. La même règle s'applique en cas d'inaptitude d'origine professionnelle (article L.1226-11).

Ce délai n'est pas suspendu par une contestation de l'avis, ni par les démarches de reclassement. Pendant ce premier mois, le salarié n'est en principe pas rémunéré par l'employeur, sauf disposition conventionnelle contraire. En cas d'inaptitude liée à un accident du travail ou à une maladie professionnelle, il peut percevoir de la caisse primaire l'indemnité temporaire d'inaptitude, à partir du formulaire que lui remet le médecin du travail, pour une durée maximale d'un mois. Au-delà, le salaire est dû en totalité jusqu'au reclassement ou au licenciement, sans que l'employeur puisse le réduire au motif que le salarié ne travaille pas.

La procédure de licenciement pour inaptitude, étape par étape

1. L'information écrite sur l'impossibilité de reclassement

Lorsque l'employeur ne peut pas proposer d'autre emploi, il doit faire connaître par écrit au salarié les motifs qui s'opposent à son reclassement, avant d'engager la procédure de licenciement (articles L.1226-2-1 et L.1226-12). Ce courrier, distinct de la convocation, est souvent oublié ; son absence ouvre droit à des dommages-intérêts. Il n'est pas requis lorsque le salarié a refusé un poste proposé ou lorsque l'avis comporte l'une des mentions de dispense.

2. La convocation et l'entretien préalable

La procédure est celle du licenciement pour motif personnel : convocation par lettre recommandée ou remise en main propre contre décharge, entretien au moins cinq jours ouvrables après la présentation de la lettre, assistance possible du salarié. Les mentions obligatoires de la convocation sont détaillées dans notre article sur la convocation à l'entretien préalable côté employeur. Si le salarié est un représentant du personnel, la procédure se double d'une consultation du CSE et d'une demande d'autorisation à l'inspecteur du travail.

3. La lettre de licenciement

La lettre, envoyée au moins deux jours ouvrables après l'entretien, doit mentionner à la fois l'inaptitude et l'impossibilité de reclassement, ou l'une des deux mentions de dispense figurant dans l'avis. Une lettre qui vise seulement « l'inaptitude » sans mentionner l'impossibilité de reclassement est jugée insuffisamment motivée. Le contrat prend fin à la date de notification.

4. Les documents de fin de contrat

L'employeur remet le certificat de travail, l'attestation destinée à France Travail et le reçu pour solde de tout compte, en distinguant clairement chaque indemnité versée.

Licenciement inaptitude : quelle indemnité verser ?

C'est la question qui suit immédiatement la procédure, et la réponse dépend entièrement de l'origine de l'inaptitude. Plutôt qu'un tableau, voici les deux régimes résumés.

Inaptitude d'origine non professionnelle

• Indemnité légale de licenciement, ou conventionnelle si elle est plus favorable, dès huit mois d'ancienneté : un quart de mois de salaire par année jusqu'à dix ans, un tiers au-delà.
• Pas de préavis exécuté et pas d'indemnité compensatrice de préavis, sauf disposition conventionnelle (article L.1226-4) ; la durée du préavis est toutefois prise en compte pour calculer l'ancienneté servant à l'indemnité de licenciement.
• Indemnité compensatrice de congés payés pour les jours acquis et non pris, y compris ceux acquis pendant l'arrêt maladie depuis la loi du 22 avril 2024.

Inaptitude d'origine professionnelle

• Indemnité spéciale de licenciement égale au double de l'indemnité légale, sauf dispositions conventionnelles plus favorables, sans condition d'ancienneté (article L.1226-14).
• Indemnité compensatrice d'un montant égal à l'indemnité compensatrice de préavis.
• Indemnité compensatrice de congés payés.

Ces indemnités spécifiques ne sont pas dues si l'employeur établit que le salarié a refusé abusivement le reclassement proposé. Elles se calculent sur le salaire moyen que le salarié aurait perçu au cours des trois derniers mois s'il avait continué à travailler (article L.1226-16).

Un exemple permet de mesurer l'écart. Un salarié rémunéré 2 800 € bruts par mois, avec douze ans d'ancienneté et un préavis conventionnel de deux mois. En cas d'inaptitude non professionnelle, l'ancienneté retenue est de douze ans et deux mois : l'indemnité légale atteint 2 800 × (10 × 1/4 + 2,17 × 1/3), soit environ 9 000 €, sans indemnité de préavis. En cas d'inaptitude professionnelle, l'indemnité spéciale représente le double de l'indemnité légale, soit de l'ordre de 18 000 €, auxquels s'ajoute une indemnité compensatrice égale à deux mois de salaire, soit 5 600 €. Le simulateur d'indemnités de licenciement proposé sous cet article permet de reprendre ce calcul à partir de vos chiffres.

Les risques en cas d'erreur de procédure

Lorsque l'inaptitude est d'origine non professionnelle, un licenciement prononcé sans recherche sérieuse de reclassement ou sans consultation du CSE est sans cause réelle et sérieuse. Le salarié obtient alors une indemnité encadrée par le barème de l'article L.1235-3, ainsi que l'indemnité compensatrice de préavis, qui redevient due. Lorsque l'inaptitude est d'origine professionnelle, la méconnaissance des règles de reclassement est sanctionnée par l'article L.1226-15 : le juge peut proposer la réintégration et, à défaut, accorde une indemnité fixée selon l'article L.1235-3-1, qui ne peut être inférieure aux salaires des six derniers mois, en plus de l'indemnité spéciale et de l'indemnité compensatrice.

Le risque augmente encore lorsque l'inaptitude trouve sa source dans un manquement de l'employeur à son obligation de sécurité : surcharge de travail, harcèlement, absence de prévention. Le licenciement est alors privé de cause réelle et sérieuse, quand bien même la procédure aurait été parfaitement suivie. Ces situations sont détaillées dans notre article sur la faute inexcusable et le licenciement sans cause réelle et sérieuse. Enfin, l'action du salarié se prescrit par douze mois à compter de la notification du licenciement ; les autres délais sont rappelés dans notre article sur les délais devant le conseil de prud'hommes.

Questions fréquentes sur la procédure de licenciement pour inaptitude

Quelle est la procédure pour un licenciement pour inaptitude ?

Après l'avis d'inaptitude, l'employeur recherche un reclassement, consulte le CSE, propose un poste par écrit ou informe le salarié par écrit des motifs qui s'opposent au reclassement. Il suit ensuite la procédure du licenciement pour motif personnel : convocation, entretien préalable, lettre mentionnant l'inaptitude et l'impossibilité de reclassement. L'ensemble doit idéalement tenir dans le délai d'un mois suivant l'avis.

Quelle indemnité de licenciement pour inaptitude ?

Pour une inaptitude non professionnelle, le salarié perçoit l'indemnité légale ou conventionnelle de licenciement, sans indemnité de préavis. Pour une inaptitude d'origine professionnelle, il perçoit une indemnité spéciale égale au double de l'indemnité légale, sans condition d'ancienneté, et une indemnité compensatrice égale au préavis. Dans les deux cas s'ajoute l'indemnité de congés payés.

Le préavis est-il payé en cas de licenciement pour inaptitude ?

En cas d'inaptitude non professionnelle, le préavis n'est ni exécuté ni payé, sauf disposition conventionnelle plus favorable, mais il compte dans l'ancienneté. En cas d'inaptitude professionnelle, le salarié reçoit une indemnité compensatrice d'un montant égal à l'indemnité de préavis.

Que se passe-t-il si l'employeur ne licencie pas dans le mois ?

À l'issue d'un délai d'un mois après l'examen de reprise, l'employeur doit reprendre le versement du salaire si le salarié n'est ni reclassé ni licencié. Ce salaire reste dû jusqu'à la rupture ou au reclassement, quelle que soit la durée de la procédure.

Faut-il consulter le CSE en cas d'inaptitude non professionnelle ?

Oui, depuis 2017 la consultation du CSE, lorsqu'il existe, s'impose quelle que soit l'origine de l'inaptitude. Elle intervient après l'avis d'inaptitude et avant la proposition de reclassement ou l'engagement de la procédure. Elle n'est pas requise lorsque l'avis dispense expressément l'employeur de toute recherche de reclassement.

Le cabinet Essentiel A accompagne les employeurs de la métropole lilloise dans la gestion des inaptitudes : lecture de l'avis et opportunité d'une contestation, organisation de la recherche de reclassement et de la consultation du CSE, rédaction des courriers et calcul des indemnités selon l'origine de l'inaptitude. Sur ce terrain, le calendrier du premier mois conditionne l'essentiel du risque. Nos avocats en droit du travail interviennent depuis La Madeleine et Villeneuve d'Ascq ; leur pratique est présentée sur la page droit social.