Côme dirige une petite menuiserie à La Madeleine. Sept salariés, un atelier, un carnet de commandes correct. Depuis des mois, l'un de ses menuisiers accumule les retards, bâcle les finitions et plombe l'ambiance de l'équipe. Côme a pris sa décision : il va le licencier. Et il veut le faire proprement, sans se retrouver deux ans plus tard devant le conseil de prud'hommes pour une faute de forme commise dès le premier acte de la procédure, la convocation à l'entretien préalable.

Mauvaise nouvelle : cette procédure est un terrain miné pour un employeur mal informé. Un délai raté, une mention oubliée, une lettre mal rédigée, et un licenciement parfaitement justifié sur le fond devient irrégulier sur la forme. Bonne nouvelle : tout commence par ce seul document, et il obéit à des règles connues, stables, que l'on peut suivre à la lettre.

Cet article s'adresse à vous, dirigeant de TPE ou responsable des ressources humaines, qui devez convoquer un salarié avant de le licencier. Nous allons voir comment envoyer la convocation, ce qu'elle doit contenir mot pour mot, quel délai respecter avant l'entretien, quand vous pourrez notifier le licenciement, et surtout les pièges qui coûtent le plus cher. Nous suivrons Côme jusqu'au bout, et nous traiterons deux cas qui reviennent tout le temps : le salarié qui ne se présente pas, et le licenciement pour inaptitude.

La convocation à l'entretien préalable : pourquoi ce passage est obligatoire

Commençons par le principe. Avant de licencier un salarié, quel que soit le motif, vous devez le convoquer à un entretien préalable. C'est le rendez-vous au cours duquel vous exposez au salarié les raisons qui vous conduisent à envisager son licenciement, et où il peut vous répondre. Pas une formalité de façade : un moment d'échange contradictoire voulu par la loi, où la décision n'est pas encore prise.

Ce point mérite d'être souligné, car beaucoup d'employeurs le comprennent de travers. Au stade de la convocation, vous n'avez pas encore licencié : vous envisagez un licenciement. La nuance n'est pas cosmétique. Si votre convocation ou votre attitude laisse penser que la décision est déjà arrêtée, vous fragilisez toute la procédure. L'entretien doit rester un vrai temps de discussion, où les explications du salarié peuvent, en théorie, vous faire changer d'avis.

Cette obligation vaut pour presque tous les licenciements : faute simple, faute grave, insuffisance professionnelle, motif économique individuel, inaptitude. Le sauter, c'est s'exposer à une condamnation pour irrégularité de procédure, même si le motif du licenciement était solide. Autrement dit, vous pouvez avoir parfaitement raison sur le fond et perdre sur la forme. Le menuisier de Côme accumule des manquements réels et documentés : le dossier tient. Mais s'il envoie la lettre de licenciement sans convocation ni entretien, Côme transforme un dossier gagnable en dossier perdu d'avance. La première pierre, c'est la convocation.

Comment envoyer la convocation : recommandé ou remise en main propre

La loi vous laisse deux moyens d'adresser la convocation, et deux seulement si vous voulez être tranquille. Le premier, le plus classique, c'est la lettre recommandée avec accusé de réception. L'accusé de réception vous donne une date certaine : celle de la présentation du courrier au salarié. Cette date est capitale, car c'est d'elle que court le délai avant l'entretien. Conservez la preuve de dépôt et l'avis de réception.

Le second moyen, c'est la remise en main propre contre décharge. Vous remettez la lettre au salarié et vous lui faites signer un double portant la mention « reçu le », la date et sa signature. Ce double, c'est votre preuve. Sans signature, la remise en main propre ne vaut rien : vous ne pourrez pas démontrer la date. Elle va plus vite, mais elle dépend de la bonne volonté du salarié ; s'il refuse de signer, basculez sur le recommandé. Évitez en revanche le simple courriel ou le SMS, dont la valeur probatoire est trop fragile pour établir la date de réception.

Ce que la convocation doit contenir, mot pour mot

Voici le cœur du sujet. Une convocation valable comporte des mentions obligatoires, et en oublier une, c'est prendre le risque de l'irrégularité. Passons-les en revue.

D'abord, l'objet de l'entretien. La lettre doit indiquer que vous convoquez le salarié en vue d'un entretien préalable à un éventuel licenciement. Le mot « éventuel » compte. Vous n'écrivez pas « entretien préalable à votre licenciement », comme si l'affaire était pliée. Vous écrivez que vous envisagez une mesure pouvant aller jusqu'au licenciement. La rédaction de l'objet doit rester prudente et fidèle à l'idée que rien n'est décidé.

Ensuite, la date, l'heure et le lieu de l'entretien, noir sur blanc. Le lieu, en principe, c'est le lieu de travail du salarié ou le siège de l'entreprise. L'heure doit se situer pendant le temps de travail, ou à défaut être compatible avec la vie personnelle du salarié. Fixer un entretien un dimanche à 7 heures du matin serait mal vu.

La mention de l'assistance, celle qu'on oublie

C'est la mention la plus souvent manquante, et l'une des plus lourdes de conséquences. La convocation doit informer le salarié qu'il peut se faire assister lors de l'entretien. Il n'est jamais seul face à vous s'il ne le souhaite pas.

Par qui ? Cela dépend de la présence ou non de représentants du personnel dans votre entreprise. S'il en existe, le salarié peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel : un collègue, un élu du comité social et économique. La convocation doit alors mentionner cette faculté.

S'il n'y a pas de représentants du personnel dans l'entreprise, cas fréquent dans les TPE comme celle de Côme, le salarié peut se faire assister soit par une personne de l'entreprise, soit par un conseiller du salarié, c'est-à-dire une personne extérieure inscrite sur une liste établie par l'autorité administrative. Dans ce cas, votre convocation doit indiquer deux choses : que le salarié peut recourir à un conseiller du salarié, et où il peut consulter la liste de ces conseillers. Cette liste est en principe consultable en mairie et à l'inspection du travail (la DREETS pour les services de l'État en région). Omettre cette précision sur la liste, c'est une cause classique d'irrégularité.

Le délai avant l'entretien : au moins cinq jours ouvrables

Vous avez rédigé une convocation impeccable. Reste à ne pas la programmer trop tôt. Un délai minimum doit séparer sa réception et l'entretien, pour laisser au salarié le temps de préparer sa défense et, le cas échéant, de trouver la personne qui l'assistera.

Ce délai est d'au moins cinq jours ouvrables. Les jours ouvrables, ce sont tous les jours de la semaine sauf le jour de repos hebdomadaire, en général le dimanche, et les jours fériés. Le point de départ, c'est la présentation de la convocation au salarié, soit la date figurant sur l'accusé de réception ou sur la décharge. Le jour de présentation ne compte pas, et l'entretien ne peut pas se tenir avant l'expiration du délai. Comptez large.

C'est le piège numéro un des employeurs pressés. Côme, agacé, voudrait remettre la convocation lundi et recevoir son menuisier mercredi. Impossible. S'il convoque trop tôt, l'entretien est vicié, et le licenciement qui suivra sera jugé irrégulier, quelle que soit la gravité des faits. Un ou deux jours d'attente ne vous coûtent rien. Un délai raté peut vous coûter plusieurs milliers d'euros.

Après l'entretien : quand notifier le licenciement

L'entretien s'est tenu. Le salarié s'est expliqué, ou pas. Vous maintenez votre décision. Là encore, un délai s'impose : vous ne pouvez pas notifier le licenciement dans la foulée.

La loi impose de laisser s'écouler un délai après l'entretien avant d'envoyer la lettre. Ce délai est de l'ordre de deux jours ouvrables pour un licenciement pour motif personnel. La raison est simple : vous devez prendre le temps de la réflexion, digérer ce que le salarié a dit, et ne pas notifier sous le coup de l'émotion. Notifier le lendemain, voire le jour même, est une erreur qui se retourne contre l'employeur.

La notification se fait par lettre recommandée avec accusé de réception, et cette lettre doit être motivée : elle énonce le ou les motifs précis du licenciement. Une lettre vague, sans griefs concrets, est un autre grand classique du contentieux. Le motif écrit fixe les limites du litige : vous ne pourrez pas, devant le juge, invoquer d'autres reproches que ceux figurant dans cette lettre. D'où l'importance d'une rédaction soignée. Si le salarié conteste ensuite, la lettre de contestation d'un licenciement s'attaque en priorité à la précision et à la réalité de ces motifs.

Un mot pour la faute grave. La procédure d'entretien reste la même, mais les délais y sont plus tenus, notamment celui pour enclencher la procédure après la découverte des faits. Si c'est votre situation, appuyez-vous sur nos explications dédiées à la faute grave au travail et à la contestation d'un licenciement pour faute grave, car le calendrier y est particulièrement serré.

Le salarié ne se présente pas à l'entretien : que faire

Voilà une angoisse fréquente. Vous avez tout fait dans les règles, et le jour J, personne. Faut-il tout recommencer ? Rassurez-vous : l'absence du salarié à l'entretien ne vicie pas la procédure. Il a le droit de venir, pas l'obligation. S'il ne se présente pas, vous pouvez poursuivre et notifier le licenciement dans les mêmes conditions et les mêmes délais que s'il était venu. Vous n'avez pas à le convoquer une seconde fois.

Une seule chose compte : documenter son absence. Le jour de l'entretien, tenez-vous prêt à l'heure et au lieu prévus, et constatez l'absence par écrit, idéalement avec un témoin, par exemple la personne qui devait mener l'entretien avec vous. Ce document sera votre preuve si le salarié prétend plus tard qu'il n'a jamais été convoqué.

Beaucoup d'employeurs cherchent en ligne un modèle de lettre d'absence à l'entretien préalable. Le point clé n'est pas d'écrire au salarié absent, mais de conserver une trace interne de la convocation régulière et de l'absence constatée. La lettre de licenciement pourra ensuite rappeler, sobrement, que le salarié a été convoqué à un entretien auquel il ne s'est pas présenté. Ni reproche, ni commentaire : un simple constat de fait.

Le cas particulier de l'inaptitude : convoquer, oui, mais avec prudence

Colombe gère un restaurant à Wazemmes. L'une de ses serveuses vient d'être déclarée inapte à son poste par le médecin du travail. Colombe se demande si elle doit convoquer à un entretien préalable, et si elle peut licencier tout de suite. Premier réflexe : oui, le licenciement pour inaptitude suppose lui aussi un entretien préalable, avec la même convocation et les mêmes mentions obligatoires que celles vues plus haut. Sur ce point, pas de raccourci.

Deuxième point, plus délicat : avant de licencier pour inaptitude, l'employeur doit en principe rechercher un reclassement, c'est-à-dire proposer au salarié un autre poste compatible avec son état de santé. Le licenciement n'intervient que si le reclassement est impossible ou refusé. C'est une étape à part entière, distincte de l'entretien préalable, et son absence est lourdement sanctionnée.

Il existe toutefois des situations où le médecin du travail dispense l'employeur de rechercher un reclassement, en mentionnant expressément dans son avis que tout maintien du salarié dans un emploi serait gravement préjudiciable à sa santé, ou que son état fait obstacle à tout reclassement. L'obligation de reclassement peut alors être écartée et la procédure s'en trouve allégée. Le point sensible : tout dépend de la formulation exacte de l'avis. Une lecture approximative conduit à des erreurs graves, dans un sens comme dans l'autre.

Notre conseil pour l'inaptitude est simple : ne vous fiez pas à un modèle générique. Faites relire l'avis du médecin du travail et calibrez la procédure sur sa rédaction précise, car c'est l'un des motifs où la frontière entre licenciement régulier et licenciement fautif est la plus fine. Pour situer l'inaptitude parmi les autres motifs qui ne relèvent pas de la faute, notre article sur le licenciement hors faute pose les repères utiles.

Les pièges qui coûtent le plus cher

Récapitulons les erreurs qui reviennent le plus souvent, celles qui transforment un licenciement défendable en condamnation.

Convoquer trop tôt. L'entretien fixé avant l'expiration du délai de cinq jours ouvrables est la faute reine. Elle est facile à commettre quand on est pressé, et impossible à rattraper une fois l'entretien passé. Comptez le délai sur un calendrier, jour par jour, en excluant le dimanche et les jours fériés.

Oublier la mention de l'assistance. Ne pas indiquer que le salarié peut se faire assister, ou, dans une entreprise sans représentants du personnel, ne pas préciser qu'il peut recourir à un conseiller du salarié et où trouver la liste, vicie la convocation. C'est l'oubli le plus fréquent dans les TPE.

Se tromper sur la liste des conseillers. Indiquer un lieu de consultation erroné, ou renvoyer à un service qui n'existe plus, revient presque à ne rien indiquer. Cette liste se consulte en principe en mairie et à l'inspection du travail. Vérifiez l'information localement plutôt que de recopier un vieux modèle.

Mal rédiger l'objet. Présenter le licenciement comme déjà décidé, ou à l'inverse rester si vague qu'on ne comprend pas qu'un licenciement est envisagé : deux excès à éviter. L'objet doit dire clairement qu'un licenciement est envisagé, sans affirmer qu'il est acquis.

Notifier avant le délai post-entretien. Envoyer la lettre le lendemain de l'entretien, sans respecter le délai de réflexion, est une irrégularité de plus. Rien ne presse au point de le sauter. Posez la lettre, attendez, relisez, envoyez.

Motiver la lettre à la légère. Une lettre qui n'énonce pas de griefs précis prive l'employeur de ses arguments devant le juge. Le motif écrit fixe le périmètre du litige. Prenez le temps de rédiger des faits datés, concrets, vérifiables.

Un modèle de convocation, dans l'esprit

Pour fixer les idées, voici la trame d'une convocation conforme. En objet, elle indique qu'il s'agit d'une convocation à un entretien préalable à un éventuel licenciement, et rappelle que vous envisagez une mesure pouvant aller jusqu'au licenciement, sans affirmer que la décision est prise. Elle précise la date, l'heure et le lieu de l'entretien, fixés au-delà du délai de cinq jours ouvrables suivant la présentation de la lettre. Elle informe le salarié qu'il peut se faire assister par une personne du personnel de l'entreprise et, en l'absence de représentants du personnel, par un conseiller du salarié inscrit sur une liste consultable en mairie et à l'inspection du travail. Elle est adressée par recommandé avec accusé de réception, ou remise en main propre contre décharge datée et signée. Ce modèle n'est qu'un point de départ : chaque situation appelle des ajustements, et un modèle mal adapté inspire une fausse sécurité.

Questions fréquentes des employeurs

Quel délai respecter entre la convocation et l'entretien préalable ?

Au moins cinq jours ouvrables doivent séparer la présentation de la convocation au salarié et la date de l'entretien. Le jour de présentation ne compte pas, et l'entretien ne peut pas se tenir avant l'expiration du délai. Les jours ouvrables excluent le jour de repos hebdomadaire, en général le dimanche, et les jours fériés. En cas de doute, décalez l'entretien d'un jour plutôt que de risquer l'irrégularité.

Que faire si le salarié ne vient pas à l'entretien préalable ?

Son absence ne bloque rien. Le salarié a le droit de venir, pas l'obligation. Vous pouvez poursuivre la procédure et notifier le licenciement dans les délais habituels, sans reconvoquer. Pensez seulement à conserver la preuve de la convocation régulière et à constater l'absence par écrit, si possible avec un témoin, pour vous protéger d'une contestation ultérieure.

La convocation à l'entretien préalable est-elle obligatoire pour une faute grave ?

Oui. Même en cas de faute grave, l'entretien préalable et sa convocation restent obligatoires, avec les mêmes mentions. La différence tient au calendrier : la faute grave impose de réagir vite après la découverte des faits. Un employeur qui tarde trop risque de voir la gravité de la faute remise en cause. La procédure ne change pas, mais elle se joue sur un tempo plus serré.

Faut-il un entretien préalable pour un licenciement pour inaptitude sans reclassement ?

Oui, l'entretien préalable reste requis pour un licenciement pour inaptitude. En revanche, l'obligation de rechercher un reclassement peut être écartée lorsque le médecin du travail mentionne expressément dans son avis que tout maintien dans un emploi serait gravement préjudiciable à la santé du salarié, ou que l'état de santé fait obstacle à tout reclassement. Tout dépend de la formulation exacte de cet avis, qu'il faut faire vérifier.

Peut-on remettre la convocation en main propre plutôt que par recommandé ?

Oui, la remise en main propre contre décharge est admise, à condition de faire signer au salarié un double daté et signé. Sans cette signature, vous ne pourrez pas prouver la date de remise, dont dépend le délai avant l'entretien. Si le salarié refuse de signer, basculez sur la lettre recommandée avec accusé de réception, qui vous donne une date certaine sans dépendre de sa coopération.

La convocation n'est que la première marche d'une procédure où chaque détail de forme compte autant que le fond. Le cabinet accompagne les dirigeants de TPE et PME de la métropole lilloise à chaque étape du licenciement : rédaction de la convocation et de la lettre de notification, calcul des délais, cas d'inaptitude et dossiers de faute grave. Un échange en amont évite presque toujours l'erreur de procédure qui se paie ensuite au prix fort.